Nous recherchons une Secrétaire (F/H) diplômée et motivée pour faire bénéficier chaque résident et chaque famille du meilleur accueil individualisé !

Sous la responsabilité du Directeur d’Exploitation, vous aurez pour missions principales :

• Gérer les appels téléphoniques ainsi que l'accueil physique avec respect, discrétion et professionnalisme.
• Accueillir, renseigner et orienter les résidents, les familles, les visiteurs et les partenaires.
• Informer les résidents et leurs proches sur les modalités d'hébergement et les accompagner dans leurs démarches administratives.
• Constituer, ouvrir et assurer le suivi des dossiers administratifs des résidents (admission, contrats de séjour, mises à jour...).
• Préparer et assurer le suivi de la facturation des séjours et des prestations annexes.
• Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que la boîte mail de la résidence.
• Assurer le classement, l'archivage et la bonne tenue des dossiers administratifs.
• Veiller à l'affichage des informations obligatoires, des programmes d'animation, des menus et des communications destinées aux résidents et aux familles.
• Assurer les commandes de fournitures administratives, des repas du personnel et le suivi des stocks.
• Contrôler, enregistrer et assurer le suivi administratif des factures fournisseurs.
• Assurer la gestion administrative du personnel : intégration des nouveaux collaborateurs, déclaration préalable à l'embauche (DPAE), inscription au registre unique du personnel, suivi des visites médicales, gestion des absences, constitution et mise à jour des dossiers du personnel.
• Participer à l'organisation des réunions institutionnelles (Conseil de la Vie Sociale, réunions d'équipe, commissions...) : préparation des convocations, feuilles d'émargement, diffusion des documents et rédaction des comptes rendus.
• Apporter un appui administratif au Directeur dans la rédaction de courriers, notes de service, comptes rendus et autres documents administratifs.
• Assurer le suivi administratif des réclamations, des enquêtes de satisfaction et des différents tableaux de bord de l'établissement.
• Participer activement à la démarche qualité, au suivi documentaire, à la préparation des évaluations et au respect des procédures internes.
• Être un véritable relais administratif auprès des équipes et contribuer à la qualité de l'accueil ainsi qu'à l'image de la résidence.

Titulaire d'un diplôme de niveau Bac à Bac +2 en secrétariat, gestion administrative ou assistanat de direction.

Une première expérience en établissement médico-social, sanitaire ou en EHPAD serait appréciée.

Excellentes qualités relationnelles, sens de l'accueil et de la confidentialité.

Organisation, rigueur, autonomie et capacité à gérer les priorités.

Très bonnes qualités rédactionnelles et excellente maîtrise de l'orthographe.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et aisance avec les logiciels informatiques.

Esprit d'équipe, polyvalence et sens du service.

La connaissance des logiciels NetSoins, Leo constituerait un atout.

Nos opportunités s’adressent aux professionnel.le.s de tous horizons : nous sommes attentifs à proposer un environnement de travail favorables à tous et toutes, qui donne les moyens de bien exercer son métier et qui met en place les aménagements et l’accompagnement à la prise de poste nécessaires.

Rémunération : selon expérience

En rejoignant EMEIS, vous pourrez vous projeter sur le long terme et bénéficier également des avantages liés à un grand Groupe:

• Prime dite de 13ème mois conventionnel
• Titres Restaurants ou restauration sur nos établissements à tarif préférentiel
• Accord d’entreprise permettant la réalisation d’heures supplémentaires au-delà du contingent conventionnel
• Subrogation
• Accord d’intéressement
• Primes de cooptation
• Services à taille humaine : un management en proximité, un esprit d’équipe et d’entraide entre collègues…
• Avantages CSE en région et CSE Central
• Accès facilité à la formation (possibilités de financement de DU par exemple)
• Gestion de carrière individualisée et accompagnement à la mobilité (géographique et professionnelle) 
• Procédures qualité et méthodes innovantes pour une prise en charge de qualité